Die Suche nach einer brauchbaren Vereinssoftware… Teil 1
- Die Suche nach einer brauchbaren Vereinssoftware… Teil 1
- Die Suche nach einer brauchbaren Vereinssoftware… Teil 2
Ich bin seit einigen Monaten Schatzmeister der Dingfabrik, einem Kölner Fablab.
Bevor ich das Amt übernahm, wurde die Verwaltung der Finanzen über Excel und CSV-Exporte der Sparkasse erledigt, was zeitlich sehr aufwändig war.
Der erste Schritt war der Ersatz von Excel durch Quicken. Die genutzte Quicken 2010 Jubiläumsversion kann die Konten (auch Paypal) recht ordentlich verwalten. Ich habe diverse Kategorien angelegt, jedes Mitglied hat noch eine eigene Klasse zugewiesen bekommen, die mit der Mitgliedsnummer korrespondiert. So lassen sich die Excel-Exporte aus Quicken mit den Stammdaten der Mitglieder automatisiert abgleichen und für z.B. Spendenquittungen nutzen.
Mir war vor allem wichtig, dass ich an die Daten, die ich über die Software erfasse, problemlos herankomme. Mit Quicken ist diese Anforderung zwar nicht vollumfassend erfüllt (Split-Buchungen werden nur unter der Kategori „Splitbuchung“ ausgegeben, nicht unter den Kategorien, die zugewiesen wurden), Quicken ist aber in jedem Fall eine Erleichterung im Vergleich zur reinen Excel-Lösung.
Die Stammdaten der Mitglieder verwalte ich über eine MySQL Datenbank. Dies hat den Vorteil, dass ich die komplette Kontrolle über die Daten habe und diese beliebig auswerten kann. Zusammen mit dem MySQL Add-In für Excel kann man die Daten recht einfach pflegen.
Die folgenden Felder bilden die Stammdaten:
- ID (Mitgliedsnummer)
- Anrede (Herr, Frau, Damen und Herren)
- Vorname
- Name
- BuchungsID (unter diesem Namen kommen die Buchungen auf’s Konto)
- Adresszusatz
- Strasse
- PLZ
- Ort
- MLintern (1/0 für die Mitgliedschaft der internen Mailingliste)
- Telefon
- Mobil
- Mitgliedsart
- Beitrag (der monatliche Mitgliedsbeitrag)
- Kommentar
- MitgliedSeit (Eintrittsdatum)
- MitgliedBis (Austrittsdatum)
